Video: Stati di pubblicazione di base 

La voce più a destra del menù di ogni elemento -- cartelle, immagini, pagine, ecc. --, a fianco ad Aggiungi un nuovo elemento, è dedicata allo stato di pubblicazione:

L'etichetta del menù Stato indica anche qual è lo stato di pubblicazione attuale dell'elemento, come ad esempio nella figura sopra Stato: privato. Questo è lo stato impostato inizialmente quando un qualsiasi tipo di contenuto viene creato -- un'immagine caricata, una pagina, un evento... -- e, come indica il nome stesso, il contenuto rimane privato, non disponibile per i visitatori anonimi del sito internet. Scegliendo il menù Pubblica, il contenuto verrà reso visibile anche ai visitatori anonimi del sito. Il menù Sottoponi a revisione serve invece nel caso in cui la pubblicazione debba essere approvata da un editore, come spiegato più avanti.

Cosa molto importante, soprattutto per certi tipi di contenuto, come notizie ed eventi, gli elementi che hai creato non appariranno sul tuo sito web fin tanto che non li pubblicherai esplicitamente.

Ricorda: lo stato di pubblicazione è importante!

Lo stato di pubblicazione può essere modificato solamente dagli utenti che hanno i diritti necessari. Lo stesso menù Stato mostrerà quali azioni sono permesse all'utente. Per esempio, nel sito di un grande quotidiano, un giornalista può aggiungere delle pagine per formare un nuovo articolo, ma il menù Stato non mostrerà l'opzione Pubblica, ma solo l'opzione Sottoponi a revisione. La ragione di questo sistema è semplice: un giornalista deve ottenere l'approvazione della redazione per poter pubblicare un articolo. Naturalmente, se il tuo account possiede i diritti necessari, nel menù comparirà direttamente la scelta Pubblica.

Un contenuto che è stato sottoposto all'approvazione potrà quindi essere successivamente pubblicato dall'editore, oppure rifiutato, perché non viene considerato appropriato, o più comunemente perché ha ancora bisogno di revisioni.

Una volta che un elemento è reso pubblico, è sempre possibile tornare indietro, con Revoca la pubblicazione, e cambiare lo stato nuovamente in Privato, o in Bozza pubblica. Le scelte possibili nel menù cambiano a seconda della situazione:

Le opzioni che consentono di ritornare ad uno stato privato, o comunque uno stato che non consente la visualizzazione ai visitatori anonimi, è importante soprattutto per contenuti diventati ormai obsoleti o per qualche ragione indesiderati. In questo modo i contenuti non saranno più disponibili sul sito per i visitatori e non compariranno più tra i risultati delle ricerche, ma saranno ancora presenti nel sistema nel caso in cui magari il formato, o materiali ancora attuali come foto o parti del testo, siano ancora utili in un successivo momento. Ciò vale in particolar modo per gli eventi che potrebbero ripetersi o per creazioni uniche nel loro genere. La decisione di eliminare completamente un elemento o di impostarlo come privato può dipendere dal fatto di possederne o meno un'altra copia, nella memoria del personal computer. Se la dimensione dell'elemento è molto grande e occupa molto spazio in memoria, salvarlo sul computer può essere una buona idea, nel caso che lo spazio disponibile sul sito web sia un problema.

Video: Pubblicazione avanzata 

Il menù Stato ha anche una voce chiamata Avanzate...:

Cliccandoci sopra comparirà il pannello corrispondente:

Dopo una sezione che contiene alcune utili spiegazioni, c'è un box, già selezionato, che specifica il contenuto sul quale avranno effetto le scelte che si stanno impostando. Nell'esempio, mostra che si sta agendo sulla pagina "Welcome to plone", che subirà i cambiamenti dello stato di pubblicazione.

Quando si tratta di una cartella (e non di una pagina come nel caso dell'immagine precedente) , comparirà sotto il primo box un campo chiamato Includi gli elementi contenuti, un altro box che si può selezionare se si desidera che i cambiamenti di stato coinvolgano tutti gli elementi contenuti dalla cartella, come sottocartelle o altri elementi, altrimenti verrà cambiato lo stato di pubblicazione solo dell'elemento mostrato dal box precedente. Pensiamo ad esempio ad una cartella contenete dati sulle farfalle: potrebbe contenere quattro sottocartelle, per le fotografie, le descrizioni delle varie specie, la storia tassonomica e le descrizioni dei comportamenti, sottocartelle che sono state mantenute in stato privato durante la creazione di questo gruppo di contenuti. Ma possono essere tutte rese pubbliche in pochi passi, selezionando il box Includi gli elementi contenuti, l'opzione Pubblica al fondo del pannello, e poi Conferma le modifiche. Allo stesso modo, si può selezionare l'opzione Sottoponi a revisione, se i contenuti devono prima essere visionati da un editore, come visto nel capitolo precedente.

Ugualmente, un'intera sezione può velocemente tornare allo stato Privato. Per esempio, se un'agenzia che noleggia automobili decide di rimuovere un certo modello dalla sua gamma di vetture, può impostare lo stato Privato per l'intera sezione del suo sito dedicata a quel modello, che conterrà probabilmente diverse sottocartelle piene di pagine, immagini e file.

I due campi seguenti riguardano la Data di pubblicazione e la Data di scadenza. Il loro significato è abbastanza chiaro: si può impostare una finestra di tempo in cui si desidera che un certo contenuto o gruppo di contenuti sia pubblicato, per poi ritornare allo stato privato dopo la data di scadenza.

Il campo Commenti permette di inserire delle note o spiegazioni riguardanti i contenuti di cui si sta cambiando lo stato di pubblicazione. Ciò è particolarmente utile quando al sito lavorano diverse persone. Ad esempio, qualcuno poco famigliare con certi contenuti potrebbe domandarsi perché essi non siano stati pubblicati. Potrebbe pensare: "Quest'informazione sembra buona, perché non è ancora stata pubblicata?"; ma se è stato inserito un commento che dice: "Da non pubblicare fino a che Richard non avrà controllato la questione del copyright riguardante questi contenuti", allora tutto sarà chiaro. Usare i Commenti è utile soprattutto per argomenti delicati o particolari, ed anche se sei l'unica persona che lavora al sito, potresti infatti dimenticare a distanza di tempo perché hai preso certe decisioni riguardo agli stati di pubblicazione di alcuni contenuti.

Al fondo del pannello si trova una lista di vari stati di pubblicazione possibili. Varieranno a seconda dello stato attuale dell'elemento. Per esempio, se l'elemento su cui si sta agendo è attualmente pubblicato sul sito, la scelta Pubblica non comparirà tra le opzioni, e viceversa se l'elemento è ora privato non comparirà l'opzione per renderlo privato, ecc.. Se l'elemento è attualmente pubblicato, saranno presenti le scelte Revoca la pubblicazione e Manda indietro, per eliminare la pubblicazione e renderlo nuovamente Privato o Bozza Pubblica.

Guarda il video Plone 2 su  controllare lo stato di pubblicazione.

Video: Il workflow 

Il concetto di workflow è un argomento avanzato, riguarda la creazione di un controllo strutturato della gestione dei contenuti, della loro revisione e pubblicazione. Se hai un account utente in un sito Plone di piccole dimensioni, probabilmente non avrai a che fare con un sistema di workflow, perché un controllo sofisticato come questo non è necessario. Ma è sempre possibile crearne uno, e le sue potenzialità sono tante.

Per introdurre questo argomento, possiamo costruire un esempio riguardante il sito di un quotidiano, in cui lavorano questi differenti gruppi di persone:

Inviati

Possono creare articoli, ma devono sottoporli a revisione

Caporedattori

Possono rivedere gli articoli, ma non possono renderli definitivamente pubblici. Li inviano già modificati e rivisti al livello superiore per l'approvazione definitiva.

Direttore responsabile

Esegue un controllo finale e può pubblicare gli articoli.

Un sistema di workflow (workflow policy) descrive i vincoli che vari gruppi di utenti hanno nell'impostare gli stati di pubblicazione. Una volta creato il sistema, deve essere applicato ad un'area del sito internet. Nell'esempio del sito del quotidiano, il sistema di workflow verrà applicato alle cartelle in cui gli inviati  aggiungono i nuovi articoli, essi potranno così creare il materiale e sottoporlo all'approvazione dei livelli superiori:

Gli inviati aggiungono quindi nuovi articoli e selezionano Sottoponi a revisione (l'opzione Pubblica non comparirà nel loro menù). Allo stesso modo, i caporedattori possono rifiutare l'articolo oppure sottoporlo al livello superiore per l'approvazione finale. Configurare un simile sistema è utile per certe aree di un sito web. Si tratta di un lavoro che deve fare il gestore del sito, il quale specificherà nei pannelli di controllo di Plone a quale area verrà applicato: a tutto il sito o in una sottosezione.

Plone  offre una serie di utili sistemi di workflow: quello di default ha una struttura molto semplice, ma il gestore del sito web può impostarne uno più specifico, adatto alle esigenze del sito, come un sistema per la gestione comune o una Intranet, una rete interna per la gestione dei contenuti. In questo caso l'utente dovrà apprendere quali sono le procedure per pubblicare i contenuti che crea, ma non c'è nulla di complicato.

Video: Collaborazione e condivisione 

Esempio 1: Permettere ad altri utenti di aggiungere contenuti in una cartella che hai creato.

In questo esempio Jane Smythe ha pieno accesso al suo sito web. Può quindi aggiungere, modificare, cancellare e pubblicare contenuti in ogni parte del sito. Per ora ha creato una cartella chiamata "Documentazione" e vi ha aggiunto una pagina, chiamata "Visione d'insieme del progetto". Non ha pubblicato né la cartella né il documento. Il  sistema di workflow di default di questo Sito Plone non è stato modificato.

Jane desidera permettere al suo collega George Shrubb di aggiungere contenuti nella cartella "Documentazione". Egli non ha il permesso di modificare alcun elemento già esistente, ma Jane ha bisogno che lui inizi ad aggiungere contenuti. Concentriamoci però un attimo su George e soffermiamoci su ciò che vede quando fa il log-in:

 
Nota che per ora George non può visualizzare la cartella "Documentazione", perché Jane l'ha creata, ma è ancora in stato Privato.

Jane può consentire a George di aggiungere contenuti alla cartella "Documentazione" navigando fino ad essa e cliccando sul tab Condivisione:

Una delle prime cose da notare è che Jane ha già il permesso di eseguire tutte le operazioni possibili in questa cartella. Ciò le è stato accordato da un livello superiore, ed è segnalato dal simbolo verde presente in ogni casella relativa alle azioni possibili nella cartella, che sono:

• Può aggiungere - Significa che se un particolare utente (o gruppo di utenti) ha questo permesso, può aggiungere nuovi contenuti. Dato che quell'utente è stato il creatore di quel contenuto, può poi anche modificarlo.
• Può modificare - quando questo permesso è attivato per una cartella, l'utente può modificarne non solo il titolo e la descrizione, ma anche tutti gli elementi da essa contenuti. Non gli è permesso però cancellare alcun elemento. Quando il permesso è attivato per una pagina l'utente può modificare solo quella pagina e nessun altro degli elementi contenuti dalla stessa cartella.
• Può visualizzare - quando questo permesso è attivato per una cartella o per una pagina, l'utente può visualizzarne il contenuto ma non può apportare nessuna modifica.
• Può revisionare - quando questo permesso è attivato, l'utente può pubblicare l'elemento.

Attenzione: questi permessi annulleranno le impostazioni del sistema di workflow di default! Per esempio, se selezioni l'opzione "Può visualizzare" per un utente, riguardo a una pagina che è nello stato Privato, egli potrà vederla.

Nell'esempio che stiamo seguendo, Jane accorderà a George il permesso "Può aggiungere" per la cartella "Documentazione", in modo che egli possa aggiungere contenuti alla cartella. Prima di tutto, deve trovare il nome di George:

Ora Jane può aggiungere permessi specifici per George nella cartella "Documentazione". Nel nostro caso gli darà il permesso "Può aggiungere" e in seguito cliccherà su Conferma le modifiche:

Ed è tutto qua, molto semplice! Vediamo cosa apparirà ora a George.

Attenzione: non c'è bisogno che George si disconnetta ed esegua nuovamente l'accesso. I permessi sono sempre correnti e attivati, perché sono controllati ogni qual volta l'utente svolge qualsiasi azione (come cliccare su un link...) nel sito Plone.

George clicca sul tab Portale (per esempio) per ricaricare la sua schermata e può ora vedere il tab Documentazione:

Quando George clicca sul tab Documentazione, nota che può visualizzare tutto ciò che è contenuto nella cartella, ed è ora in grado di aggiungere contenuti, come mostra il menù Aggiungi un nuovo elemento:

George vuole controllare ciò che Jane ha già creato, clicca quindi sul link "Visione d'insieme del progetto" e può vedere:

Può visualizzare il documento, ma lo stato attuale dei suoi permessi non gli consente di modificarlo o di cambiarne lo stato di pubblicazione. L'unica cosa che può fare oltre a visualizzare il documento è crearne una sua copia.

George aggiunge una pagina chiamata "Widget Installation" e ne crea il contenuto. Quando ha terminato la salva:

Jane vede ciò che ha fatto George. Clicca sul tab Documentazione e nota che George indubbiamente ha lavorato. Clicca sulla pagina "Widget Installation" per esaminarla meglio:

Nota che Jane ha pieno accesso alla pagina che ha creato George: può modificarla, tagliarla-copiarla-incollarla. Ma, prima di apportare cambiamenti, attenderà fino a quando George non gliela sottoporrà per la revisione.

Esempio 2: Permettere ad altri di modificare alcuni dei tuoi contenuti.

Sia Jane che George hanno lavorato sodo e hanno creato nuove pagine nella cartella "Documentazione". Jane ha reso pubblica la cartella e alcune pagine:

Ha deciso di accordare a George il permesso di modificare (ma non di pubblicare) l'intera cartella "Documentazione". Quindi clicca la linguetta Condivisione della cartella:

Deve solo selezionare il box "Può modificare" e George potrà modificare tutto ciò che è contenuto nella cartella -- inclusa la cartella "Documentazione" stessa.

Ora George può modificare qualsiasi elemento contenuto dalla cartella "Documentazione", indipendentemente da chi l'ha creato.

Intanto, Molly si è unita a George come nuovo componente del gruppo. Egli l'aiuta ad aggiornare il documento "Installazione di Widget". Clicca la linguetta Condivisione di questo documento, cerca il nome o il cognome di Molly (non il suo nome utente) e le dà il permesso "Può modificare" per questo documento.

Ora quando Molly naviga fino alla cartella "Documentazione", può vedere i due elementi già pubblicati e l'elemento ancora privato che ora è in grado di modificare:

E quando clicca sul documento "Widget Installation" può effettivamente apportare delle modifiche:

Nota, comunque, che se clicca su uno dei due documenti che non ha il permesso di modificare, non ha nessun altro accesso. Può visualizzare questi due elementi perché sono pubblicati nel sito web (e quindi qualsiasi visitatore li può vedere).

Un'ultima considerazione su quest'esempio: se la cartella "Documentazione" non fosse stata nello stato Pubblicato OPPURE se a Molly non fosse stato dato nessun altro permesso (per esempio "Può visualizzare" per la cartella "Documentazione"), Molly avrebbe avuto bisogno dell'URL completo per raggiungere il documento per il quale le era stato dato il permesso di modifica. I permessi sono precisi e specifici in Plone!

Esempio 3: Permettere ad altri utenti di controllare e pubblicare elementi...