Il prodotto "PloneMeeting" permette a un'istituzione di amministrare i propri organi e processi decisionali attraverso la gestione:

• di tipi di riunioni decisionali rispettando le specifiche caratteristiche di ogni caso e situazione  
• di punti di discussione, che possono essere proposti per l'ordine del giorno di una riunione, con le loro appendici
• di ordini del giorno che includono sia punti emersi da esigenze degli utilizzatori che punti ricorrenti
• di decisioni che vengono prese durante lo svolgimento della riunione
• di verbali che contengono le delibere

Lo strumento permette quindi per esempio di gestire il collegio e il consiglio comunale di un comune, l'ufficio permanente e il consiglio d'azione sociale di un CPAS, le riunioni di governo per una regione vallona o brussellese, il consiglio di amministrazione di qualsiasi organismo, ecc.

Il principio generale è il seguente:

• un membro di un servizio crea un punto, un argomento di discussione che dovrà essere trattato durante una riunione futura. Indica una descrizione del punto ed eventualmente anche una proposta di delibera. Può anche aggiungere materiale annesso. Una volta redatto il suo punto, lo propone (per una riunione specifica se il calendario degli incontri è già stato definito).
• il direttore del servizio può nello stesso modo creare dei punti di discussione e proporli, ma ha anche il potere di validare i punti proposti dai vari membri del servizio.
• il segretario che si occupa della gestione delle riunioni può creare un ordine del giorno e aggiungervi man mano i punti che sono stati approvati. Organizza in questo modo il contenuto delle assemblee con tutti i differenti punti di discussione e può in qualsiasi momento modificare le proposte delle delibere. Può generare, in differenti formati tra cui può scegliere, un documento di presentazione dei vari punti della riunione, con tutti i materiali a loro annessi. Questo documento potrà servire di supporto durante l'assemblea.
• una volta conclusasi la riunione, il segretario modifica le delibere relative ai punti discussi. Può integrare dei punti e/o dei documenti addizionali. Una volta che le delibere sono complete, può di produrre un nuovo documento contenente il verbale dell'assemblea. È possibile indicare per ogni punto una soluzione, in modo che i differenti servizi possano accedervi. Dopo la validazione del verbale durante l'assemblea successiva, potrà essere archiviato.

Uno strumento complementare, ancora in via di sviluppo, permetterà di gestire i compiti relativi alle decisioni prese.